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Finanzen•10 Min.•12.06.2025
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Rechnung schreiben 2025: Alle Pflichtangaben für Kleinunternehmer und GmbHs

Eine Rechnung ist schnell geschrieben – aber ist sie auch korrekt? Diese Frage stellt sich jeder Unternehmer, vom Freelancer bis zum GmbH-Geschäftsführer. Die Unsicherheit, ob alle rechtlichen Vorgaben erfüllt sind, ist groß, denn Fehler können teuer werden und im schlimmsten Fall sogar die eigene Liquidität gefährden.

Dieser Artikel ist Ihre ultimative Checkliste. Wir führen Sie durch alle Pflichtangaben, die eine Rechnung laut Gesetz enthalten muss. Wir erklären die wichtigsten Sonderfälle und geben Ihnen die Sicherheit, dass Ihre Rechnungen nicht nur professionell aussehen, sondern auch vor dem Finanzamt und Geschäftspartnern bestehen.

Warum eine korrekte Rechnung so entscheidend ist

    Eine Rechnung ist weit mehr als nur eine Zahlungsaufforderung. Sie ist ein zentrales rechtliches Dokument mit drei entscheidenden Funktionen:

  • Sie sichert Ihren Geldanspruch: Nur eine formell korrekte Rechnung ist ein rechtsgültiges Dokument. Im Streitfall ist sie die Grundlage, um Ihre Forderung gerichtlich durchzusetzen.
  • Sie ermöglicht den Vorsteuerabzug: Für Ihre Geschäftskunden ist eine korrekte Rechnung essenziell. Nur damit können sie die ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen. Eine fehlerhafte Rechnung führt hier oft zu Rückfragen und Zahlungsverzögerungen.
  • Sie vermeidet Ärger mit dem Finanzamt: Bei einer Betriebsprüfung werden Rechnungen genauestens geprüft. Fehlen Pflichtangaben oder sind diese fehlerhaft, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug (für Sie oder Ihren Kunden) streichen, was zu empfindlichen Nachzahlungen führen kann.

Die 10 Pflichtangaben laut Gesetz (§ 14 UStG)

    Das deutsche Umsatzsteuergesetz (UStG) schreibt genau vor, welche Informationen auf einer Rechnung nicht fehlen dürfen. Hier ist Ihre Checkliste:

1. Vollständiger Name und Anschrift Sowohl Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift als leistender Unternehmer als auch die Ihres Kunden (Leistungsempfänger) müssen auf der Rechnung stehen.

2. Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. Sie müssen entweder Ihre vom Finanzamt zugeteilte Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben. Bei Geschäften ins EU-Ausland ist die Angabe der USt-IdNr. Pflicht.

3. Das Ausstellungsdatum Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde.

4. Eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer Jede Rechnung muss eine einzigartige Nummer haben, die nur einmal vergeben wird. Sie müssen dabei ein System verwenden, das eine lückenlose Nachverfolgung ermöglicht (z.B. 2025-001, 2025-002…).

5. Menge und Art der Lieferung oder Leistung Beschreiben Sie genau, was Sie verkauft oder geleistet haben. Handelsübliche Bezeichnungen sind ausreichend (z.B. “10 Std. Beratung im Bereich Marketing”, “5 Stk. Produkt-Modell XY”).

6. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung Geben Sie an, wann die Dienstleistung erbracht oder die Ware geliefert wurde. Eine Monatsangabe reicht hier oft aus (z.B. “Leistungszeitraum: Mai 2025”).

7. Das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt Der Nettobetrag der Rechnung, aufgeschlüsselt nach den verschiedenen Umsatzsteuersätzen (falls zutreffend).

8. Der anzuwendende Umsatzsteuersatz Geben Sie den jeweiligen Steuersatz (in der Regel 19 % oder der ermäßigte Satz von 7 %) klar an.

9. Der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag Der exakte Betrag der Umsatzsteuer, der auf den Nettobetrag entfällt.

10. Ggf. Hinweis auf eine Steuerbefreiung Wenn keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird (z.B. als Kleinunternehmer), müssen Sie auf den Grund der Steuerbefreiung hinweisen.

Wichtige Sonderfälle & Unterschiede

    Nicht jede Rechnung ist gleich. Achten Sie auf diese wichtigen Besonderheiten:

Für Kleinunternehmer

Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch nehmen, dürfen Sie keine Umsatzsteuer auf Ihrer Rechnung ausweisen. Stattdessen sind Sie verpflichtet, einen Hinweis auf die Regelung zu geben.

  • Pflichtsatz: Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Für Rechnungen ins EU-Ausland (Reverse-Charge)

Wenn Sie eine Dienstleistung für ein anderes Unternehmen im EU-Ausland erbringen, geht die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger über. Dies nennt sich “Reverse-Charge-Verfahren”. Auch hier weisen Sie keine deutsche Umsatzsteuer aus, müssen aber darauf hinweisen.

  • Pflichtsatz: Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers oder Reverse Charge

Für Kleinbetragsrechnungen (bis 250 €)

Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 € (brutto) nicht übersteigt, gelten vereinfachte Regeln. Hier genügen folgende Angaben: Ihr Name/Anschrift, Ausstellungsdatum, Menge/Art der Leistung, Bruttobetrag sowie der anwendbare Steuersatz.

Von der Rechnung zur Buchhaltung: Der nächste Schritt

    Die Rechnung ist geschrieben und versendet – perfekt! Doch die administrative Arbeit ist damit noch nicht zu Ende. Tatsächlich ist sie der Startpunkt für viele weitere Prozesse: Die Rechnung muss ordnungsgemäß verbucht, der Zahlungseingang überwacht und die eingenommene Umsatzsteuer fristgerecht an das Finanzamt gemeldet werden.

Die Rechnungsstellung ist ein zentraler Teil Ihrer Unternehmensverwaltung. Gewerbo hilft Ihnen, den Überblick über all diese administrativen Pflichten zu behalten, die nach der Rechnungsstellung folgen. Wir sorgen dafür, dass Ihre Basis – von der Gründung bis zu den laufenden Meldungen – sauber und digital organisiert ist, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Wichtiger Hinweis & Quellen

   

Wichtiger Hinweis

Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Trotz sorgfältiger Recherche können wir keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Inhalte übernehmen. Für eine verbindliche Beratung zu Ihrer spezifischen Situation wenden Sie sich bitte an einen qualifizierten Steuerberater oder Rechtsanwalt.

Quellen

Die Informationen in diesem Artikel basieren auf den folgenden gesetzlichen Grundlagen: