Aufbewahrungsfristen 2025: Welche Unterlagen Sie wie lange aufbewahren müssen
Ihr Büro platzt aus allen Nähten? Der Cloud-Speicher ist voll und die Ordner stapeln sich im Keller? Jeder Unternehmer kennt das Problem mit den Aktenbergen, die sich über die Jahre ansammeln. Doch bevor Sie den Schredder anwerfen, sollten Sie genau wissen, was Sie tun. Denn der deutsche Gesetzgeber schreibt für Geschäftsunterlagen strenge Aufbewahrungsfristen vor.
Bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt können fehlende Dokumente zu empfindlichen Strafen und teuren Steuerschätzungen führen. Dieser Artikel gibt Ihnen einen einfachen und klaren Überblick über die wichtigsten Fristen und zeigt, welche Unterlagen Sie 6 Jahre und welche Sie sogar 10 Jahre lang archivieren müssen.
Warum gibt es Aufbewahrungsfristen überhaupt?
Die Pflicht zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen hat vor allem zwei Gründe:
- Steuerrecht: Das Finanzamt muss die Möglichkeit haben, Ihre Buchführung und alle Geschäftsvorfälle auch Jahre später noch nachzuvollziehen und zu prüfen.
- Handelsrecht: Die Dokumente dienen als Beweismittel für rechtliche Ansprüche oder Streitigkeiten mit Geschäftspartnern.
Die zentralen Vorschriften dazu finden sich in der Abgabenordnung (AO) und im Handelsgesetzbuch (HGB).
Die zwei goldenen Regeln: 6 und 10 Jahre
Für die meisten Unternehmer lassen sich fast alle Dokumente in zwei Hauptkategorien einteilen:
10 Jahre Aufbewahrungsfrist (Die wichtigste Kategorie)
Die längste Frist von zehn Jahren gilt für alle Buchungsbelege und Unterlagen, die für die Besteuerung von zentraler Bedeutung sind. Wenn Geld fließt oder Vermögenswerte sich ändern, sind es fast immer 10 Jahre.
Dazu gehören insbesondere:
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Quittungen und Kassenberichte
- Bankauszüge und Belege zu Bankbuchungen
- Jahresabschlüsse (Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen)
- Einnahmen-Überschuss-Rechnungen (EÜR)
- Inventare, Lohn- und Gehaltslisten
- Alle Bücher und Aufzeichnungen Ihrer Buchführung
6 Jahre Aufbewahrungsfrist
Die kürzere Frist von sechs Jahren gilt in der Regel für die restliche Geschäftskorrespondenz und andere Dokumente, die für die Besteuerung relevant sein könnten.
Dazu gehören zum Beispiel:
- Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
- Kopien von gesendeten Handels- und Geschäftsbriefen
- Angebote, die zu einem Auftrag geführt haben
- Mahnungen
- Preislisten und Verträge (sofern sie nicht als Buchungsbeleg gelten)
Wann beginnt die Frist eigentlich?
Das ist ein entscheidender Punkt, der oft falsch gemacht wird! Die Frist beginnt nicht am Datum des Dokuments, sondern immer erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder die letzte Buchung gemacht wurde.
Einfaches Beispiel: Eine Eingangsrechnung ist auf den 15. März 2025 datiert. Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist beginnt am 31. Dezember 2025 und endet somit erst am 31. Dezember 2035. Sie dürfen den Beleg also erst am 1. Januar 2036 vernichten.
Papier oder Digital? Was bei der Archivierung zu beachten ist
Sie dürfen Ihre Papierbelege einscannen und digital archivieren. ABER: Diese digitale Archivierung muss den “Grundsätzen zur ordnungsmäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) entsprechen. Das bedeutet vor allem, dass die digitalen Kopien revisionssicher (unveränderbar) und jederzeit auffindbar und lesbar sein müssen. Ein einfaches Ablegen in einem normalen Ordner auf Ihrer Festplatte reicht dafür nicht aus!
Von Anfang an Ordnung halten
Eine saubere Ablage und die Einhaltung von Aufbewahrungsfristan beginnt am ersten Tag Ihrer Gründung. Wer von Anfang an ein klares und nachvollziehbares System für seine Dokumente hat, spart sich später enormen Aufwand und vermeidet teure Fehler.
Gewerbo hilft Ihnen, die administrative Grundlage für Ihr Unternehmen digital und sauber aufzusetzen. Die korrekte Anmeldung und die zentrale Verwaltung Ihrer Gründungsdokumente über unsere Plattform ist der erste Schritt zu einem geordneten System, das Ihnen auch bei der Einhaltung Ihrer langfristigen Archivierungspflichten hilft.
Wichtiger Hinweis & Quellen
Wichtiger Hinweis
Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine steuerliche oder rechtliche Beratung dar. Die Regeln zur Aufbewahrung können im Detail komplex sein. Trotz sorgfältiger Recherche können wir keine Haftung für die Richtigkeit der Inhalte übernehmen. Wir empfehlen bei spezifischen Fragen dringend, die Beratung durch einen qualifizierten Steuerberater in Anspruch zu nehmen.
Quellen
Die Informationen in diesem Artikel basieren auf den gesetzlichen Grundlagen der deutschen Gesetze.
- § 147 AO (Abgabenordnung): Der zentrale Paragraph, der die Ordnungs- und Aufbewahrungsvorschriften regelt.
- § 257 HGB (Handelsgesetzbuch): Die handelsrechtlichen Vorschriften zur Aufbewahrung von Unterlagen.