Betriebsausgaben absetzen: Die ultimative Checkliste für Selbstständige und Start-ups 2025

Jeder Euro, den Sie als Betriebsausgabe geltend machen, senkt Ihren zu versteuernden Gewinn und damit Ihre direkte Steuerlast. Doch gerade in der Gründungsphase herrscht oft große Unsicherheit: Was kann ich eigentlich alles absetzen? Kann der Laptop von der Steuer ab? Und was ist mit dem Kaffee für das Kundengespräch? Aus Unwissenheit lassen viele Unternehmer bares Geld auf der Straße liegen.

Schluss damit! Dieser Artikel ist Ihre umfassende Checkliste für absetzbare Betriebsausgaben. Wir zeigen Ihnen die wichtigsten Kostenpunkte, erklären die grundlegenden Regeln und geben Ihnen die Sicherheit, das steuerliche Maximum aus Ihrem Unternehmen herauszuholen.

Was ist eine Betriebsausgabe? (Eine einfache Definition)

    Die goldene Regel des Finanzamts ist einfach: Eine Betriebsausgabe ist jede Ausgabe, die durch Ihren Betrieb betrieblich veranlasst ist. Das bedeutet, die Kosten stehen in einem direkten wirtschaftlichen Zusammenhang mit Ihrer unternehmerischen Tätigkeit.

Das Ziel der Geltendmachung ist es, Ihren Gewinn zu mindern. Die Formel dahinter lautet:

Umsatz - Betriebsausgaben = Zu versteuernder Gewinn

Je mehr betriebliche Ausgaben Sie also nachweisen können, desto geringer fällt Ihr Gewinn und somit Ihre Einkommen- und Gewerbesteuer aus. Wichtig ist die klare Abgrenzung zu Kosten der privaten Lebensführung (z.B. die Miete Ihrer Privatwohnung oder der familiäre Wocheneinkauf), die grundsätzlich nicht absetzbar sind.

Die wichtigsten absetzbaren Betriebsausgaben (Das A-Z für Gründer)

    Hier ist eine Liste der häufigsten Betriebsausgaben, die Sie als Gründer oder Selbstständiger geltend machen können:

Arbeitsplatz & Büro

• Miete & Nebenkosten: Miete für Ihr Büro oder Ihren Co-Working-Space. Bei einem häuslichen Arbeitszimmer (Home-Office) können Sie die Kosten anteilig absetzen, wenn es den Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit darstellt.
• Bürobedarf: Alles von Druckerpapier über Stifte bis hin zu Ordnern.
• Telefon & Internet: Die Gebühren für geschäftliche Telefon- und Internetanschlüsse.

Anschaffungen & IT

• Arbeitsmittel: Laptops, Monitore, Smartphones, Büromöbel. Hierbei ist die Unterscheidung zwischen Sofortabzug und Abschreibung wichtig (mehr dazu im nächsten Punkt).
• Software: Lizenzen für Programme (z.B. Microsoft Office, Adobe Creative Cloud) oder Kosten für Webhosting.

Fahrzeug & Reisekosten

• Firmenwagen: Entweder über die 1%-Regelung oder ein lückenloses Fahrtenbuch.
• Fahrten mit dem Privat-PKW: Pro geschäftlich gefahrenem Kilometer können Sie eine Pauschale ansetzen (aktuelle Sätze beachten!).
• Reisekosten: Tickets für Bahn oder Flug, Übernachtungskosten bei Geschäftsreisen und Verpflegungspauschalen für die Tage, die Sie auswärts tätig sind.

Personal & externe Dienstleister

• Gehälter & Sozialabgaben: Alle Kosten für Ihre Angestellten.
• Externe Dienstleister: Honorare für Freelancer, die Sie beauftragen.
• Beratungskosten: Rechnungen von Ihrem Steuerberater, Anwalt oder Unternehmensberater.

Werbung & Marketing

• Website: Erstellung, Wartung und Hosting Ihrer Firmenwebseite.
• Werbeanzeigen: Kosten für Google Ads, Facebook Ads oder Anzeigen in Fachzeitschriften.
• Werbemittel: Gestaltung und Druck von Flyern, Visitenkarten oder Broschüren.

Versicherungen & Beiträge

• Betriebliche Versicherungen: Beiträge für eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung.
• Beiträge: Mitgliedsbeiträge für die IHK, Handwerkskammer oder Berufsverbände.

Weitere typische Ausgaben

• Bewirtungskosten: Laden Sie einen Kunden oder Geschäftspartner zum Essen ein, können Sie die Kosten zu 70 % absetzen. Der Anlass muss klar geschäftlich sein und auf dem Beleg vermerkt werden.
• Geschenke an Geschäftspartner: Bis zu einem Wert von 35 € (netto) pro Person und Jahr sind diese absetzbar.
• Fachliteratur & Fortbildungen: Kosten für Fachbücher, Zeitschriften-Abos, Seminare und Weiterbildungen, die in klarem Bezug zu Ihrer Tätigkeit stehen.

Wichtiger Unterschied: Sofort absetzen oder über Jahre abschreiben (AfA)?

    Nicht jede Anschaffung kann sofort in voller Höhe als Ausgabe verbucht werden. Hier gibt es eine wichtige Unterscheidung:

• Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG): Liegt der Netto-Anschaffungspreis eines Arbeitsmittels (z.B. ein Bürostuhl oder Drucker) unter 800 €, können Sie es im selben Jahr komplett als Betriebsausgabe absetzen.
• Abschreibung für Abnutzung (AfA): Ist ein Wirtschaftsgut teurer als 800 € netto (z.B. ein Laptop für 1.200 €), müssen Sie die Kosten über die offizielle “betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer” verteilen. Ein Laptop wird beispielsweise über drei Jahre abgeschrieben. Das bedeutet, Sie können drei Jahre lang jeweils 400 € als Betriebsausgabe geltend machen. Die Nutzungsdauern sind in den offiziellen AfA-Tabellen des Finanzministeriums festgelegt.

Die goldene Regel: Ohne Beleg keine Buchung!

    Der wichtigste Grundsatz lautet: Das Finanzamt erkennt eine Ausgabe nur an, wenn Sie einen korrekten Beleg dafür haben. Sammeln und archivieren Sie daher jede einzelne Rechnung und Quittung sorgfältig. Ein “Eigenbeleg” ist nur im absoluten Ausnahmefall eine Notlösung.

Saubere Buchhaltung als Basis

    Den Überblick über alle Ausgaben und Belege zu behalten, ist eine der größten administrativen Herausforderungen im Geschäftsalltag. Eine saubere und lückenlose Buchhaltung ist aber die unverzichtbare Grundlage für eine maximale Steuerersparnis.

Gewerbo hilft Ihnen dabei, Ihre administrativen Prozesse von Anfang an digital und zentral zu organisieren. Wenn Ihre Gründungs- und Anmeldedaten stimmen, ist das die perfekte Basis, um von Anfang an alles richtig zu machen und keine absetzbare Ausgabe zu übersehen.

Wichtiger Hinweis & Quellen

   

Wichtiger Hinweis

Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Trotz sorgfältiger Recherche können wir keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Inhalte übernehmen. Für eine verbindliche Beratung zu Ihrer spezifischen Situation wenden Sie sich bitte an einen qualifizierten Steuerberater oder Rechtsanwalt.

Quellen

Die Informationen in diesem Artikel basieren auf den folgenden gesetzlichen Grundlagen und Veröffentlichungen:

• § 4 Abs. 4 EStG - Einkommensteuergesetz: Die grundlegende Definition von Betriebsausgaben.
• AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums: Offizielle Listen zur Nutzungsdauer von Wirtschaftsgütern.