Die Betriebsprüfung: So bereitest du dich auf die Prüfung vom Finanzamt vor (2025)
Es ist der Brief, den kein Unternehmer gerne in seiner Post findet: die “Ankündigung einer Außenprüfung”, besser bekannt als Betriebsprüfung durch das Finanzamt. Sofort machen sich Anspannung und Unsicherheit breit. Was erwartet mich? Habe ich alles richtig gemacht? Worauf werden die Prüfer achten?
Panik ist jetzt der falsche Ratgeber. Eine Betriebsprüfung ist ein normaler Vorgang, auf den man sich gut vorbereiten kann. Dieser Guide ist Ihre Erste Hilfe: Wir nehmen Ihnen die Angst, erklären den genauen Ablauf und zeigen Ihnen, auf welche fünf Bereiche sich die Prüfer fast immer stürzen.
Was ist eine Betriebsprüfung und warum gerade ich?
Eine Betriebsprüfung (oder Außenprüfung) ist eine detaillierte Überprüfung Ihrer steuerlichen Unterlagen und Ihrer Buchführung durch einen Prüfer des Finanzamts. In der Regel werden die letzten drei abgeschlossenen Steuerjahre geprüft.
Die Auswahl der zu prüfenden Unternehmen erfolgt nach verschiedenen Kriterien:
- Zufallsprinzip: Jedes Unternehmen kann per Zufall ausgewählt werden.
- Auffälligkeiten: Große Schwankungen bei Umsatz oder Gewinn, ungewöhnlich hohe Betriebsausgaben oder verspätet abgegebene Erklärungen können eine Prüfung auslösen.
- Branchenspezifische Prüfung: Manchmal nimmt sich das Finanzamt gezielt bestimmte Branchen (z.B. die Gastronomie oder Baubranche) vor.
Der Ablauf einer Betriebsprüfung (Schritt für Schritt)
Der Prozess folgt einem klaren, geregelten Ablauf.
Die Prüfungsanordnung
Einige Wochen vor dem eigentlichen Beginn erhalten Sie die schriftliche Ankündigung. Darin stehen der Name des Prüfers, der Prüfungszeitraum (z.B. die Jahre 2022-2024) und der voraussichtliche Beginn der Prüfung. Kontaktieren Sie jetzt sofort Ihren Steuerberater!
Die Vorbereitung
Ihr Steuerberater wird gemeinsam mit Ihnen alle relevanten Unterlagen zusammenstellen: Jahresabschlüsse, Bilanzen oder EÜRs, Buchungsunterlagen, Verträge, Rechnungen und Belege.
Der Prüfungstermin
Die Prüfung findet entweder in Ihren Geschäftsräumen oder (was häufiger und oft angenehmer ist) in der Kanzlei Ihres Steuerberaters statt. Verhalten Sie sich professionell, freundlich und antworten Sie nur auf die Fragen, die gestellt werden. Ihr Steuerberater führt die Kommunikation.
Die Schlussbesprechung
Nach Abschluss der Prüfung gibt es eine Schlussbesprechung, in der der Prüfer seine Ergebnisse und eventuelle Beanstandungen mitteilt. Hier gibt es oft noch Verhandlungsspielraum. Erst danach ergeht der offizielle, geänderte Steuerbescheid.
Die Top 5 Prüfungsfelder (Worauf schauen die Prüfer?)
Betriebsprüfer haben bestimmte Lieblingsgebiete, bei denen sie besonders genau hinschauen, weil hier die meisten Fehler passieren.
- Kassenführung: Die absolute Nummer 1. Bei Unternehmen mit Bargeschäften wird die Kassenführung penibel geprüft. Ist das Kassenbuch lückenlos, zeitnah und rechnerisch korrekt?
- Rechnungen (Eingang & Ausgang): Sind alle Pflichtangaben auf Ihren Ausgangsrechnungen vorhanden? Liegen für alle gebuchten Betriebsausgaben formell korrekte Eingangsrechnungen vor?
- Firmenwagen & Fahrtenbuch: Wird ein Firmenwagen privat genutzt, wird die Anwendung der 1%-Regel oder die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs bis ins kleinste Detail geprüft.
- Bewirtungsbelege: Sind alle Geschäftsessen korrekt dokumentiert? Stimmt der Anlass, sind alle Teilnehmer vermerkt, ist der Beleg unterschrieben?
- Verträge mit nahestehenden Personen: Geschäftsführergehälter oder Mietverträge mit Familienangehörigen werden daraufhin geprüft, ob sie einem “Fremdvergleich” standhalten – also so ausgestaltet sind, wie man es mit einem fremden Dritten auch vereinbart hätte.
Aus eigener Erfahrung: Die Macht der Ordnung
Ich werde nie meine erste Betriebsprüfung vergessen. Die wochenlange Anspannung davor war enorm. Aber weil ich von Anfang an auf eine saubere, digitale Belegführung und eine klare Trennung von Privat und Geschäftlich geachtet hatte, wurde die Prüfung selbst zu einem überraschend ruhigen, fast schon administrativen Akt. Der Prüfer konnte alles schnell nachvollziehen. Die größte Lektion war: Die Arbeit, die man täglich in saubere Prozesse investiert, zahlt sich in solchen Momenten tausendfach aus.
Die beste Vorbereitung beginnt am ersten Tag
Die beste Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung beginnt nicht erst, wenn der Brief vom Finanzamt kommt, sondern am allerersten Tag Ihrer Gründung. Eine saubere Buchführung und lückenlose Dokumentation von Anfang an sind der beste Schutz vor bösen Überraschungen.
Gewerbo sorgt für genau dieses saubere, digitale Fundament. Eine korrekte Anmeldung, eine klare administrative Struktur und das Bewusstsein für Ihre Pflichten von Anfang an sind die Basis für eine ordnungsgemäße Buchführung. Mit Gewerbo starten Sie Ihr Unternehmen so, dass Sie einer zukünftigen Prüfung gelassen entgegensehen können.
Wichtiger Hinweis & Quellen
Wichtiger Hinweis
Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine steuerliche oder rechtliche Beratung dar. Eine Betriebsprüfung ist ein komplexer Vorgang. Es wird dringend empfohlen, diesen Prozess von Anfang bis Ende von einem qualifizierten Steuerberater begleiten zu lassen.
Quellen
Die Informationen in diesem Artikel basieren auf den gesetzlichen Grundlagen der deutschen Steuergesetze.
- Abgabenordnung (AO), §§ 193 ff.: Der Abschnitt, der die Zulässigkeit und den Ablauf von Außenprüfungen regelt.
- Bundesfinanzministerium (BMF): Veröffentlicht Anweisungen und Richtlinien für die Finanzverwaltung.