Der Bewirtungsbeleg: So wird Ihr Geschäftsessen vom Finanzamt anerkannt (2025)

Ein Geschäftsessen ist eine gute Investition: Es stärkt Kundenbeziehungen, dient der Anbahnung neuer Projekte und kann als Betriebsausgabe von der Steuer abgesetzt werden. Aber genau hier liegt der Haken – denn das Finanzamt schaut bei Bewirtungsbelegen extrem genau hin.

Ein kleiner formaler Fehler, eine fehlende Angabe oder ein ungenauer Anlass, und schon erkennt der Prüfer den gesamten Beleg nicht an. Die Kosten bleiben zu 100 % bei Ihnen. Damit Ihnen das nicht passiert, ist dieser Artikel Ihre ultimative Checkliste für den perfekten Bewirtungsbeleg, der jeder Betriebsprüfung standhält.

Die Grundregeln: Wann ist ein Essen “geschäftlich”?

Damit ein Geschäftsessen steuerlich absetzbar ist, muss es eine klare geschäftliche Veranlassung haben. Das bedeutet, es muss der Pflege oder Anbahnung von Geschäftsbeziehungen dienen. Ein Essen nur unter Kollegen aus der eigenen Firma ist in der Regel nicht absetzbar.

Die 70/30-Regel

Der Gesetzgeber geht davon aus, dass bei jedem Essen auch ein kleiner privater Anteil dabei ist. Deshalb können Sie immer nur 70 % der angemessenen Bewirtungskosten als Betriebsausgabe absetzen. Die restlichen 30 % gelten als nicht abzugsfähige Kosten der privaten Lebensführung.

Wichtig: Die auf der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer (Vorsteuer) können Sie – sofern Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind – zu 100 % vom Finanzamt zurückfordern.

Die Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg (Die Checkliste)

Ein finanzamtssicherer Bewirtungsbeleg besteht immer aus zwei Teilen: dem maschinellen Beleg des Restaurants und Ihren handschriftlichen Ergänzungen.

Teil 1: Angaben des Restaurants (Maschinell erstellt)

Die Quittung aus der Registrierkasse muss folgende maschinell erstellte Angaben enthalten:

• Vollständiger Name und Anschrift der Gaststätte
• Datum der Bewirtung
• Genaue Auflistung aller Speisen und Getränke (Einzelpreise und Bezeichnungen, eine Sammelbezeichnung wie “Speisen & Getränke” ist ungültig!)
• Rechnungsbetrag aufgeschlüsselt nach Mehrwertsteuersätzen
• Gesamtsumme

Bei Rechnungen über 250 € muss der Beleg zusätzlich Ihren Namen und Ihre Anschrift als Rechnungsempfänger ausweisen.

Teil 2: Ihre handschriftlichen Ergänzungen (Unbedingt erforderlich!)

Direkt auf dem Beleg (meist auf der Rückseite) müssen Sie zeitnah folgende Angaben handschriftlich ergänzen:

• Anlass der Bewirtung: Seien Sie hier so präzise wie möglich! Ein allgemeines “Geschäftsessen” oder “Kundenpflege” reicht nicht aus.
  • Schlecht: Geschäftsessen
  • Gut: Besprechung Marketing-Konzept Q4 2025 oder Vertragsabschluss Projekt XY.
• Namen der bewirteten Personen: Listen Sie die vollständigen Namen aller Teilnehmer auf, inklusive Ihnen als Gastgeber.
• Datum und Unterschrift: Sie als einladender Unternehmer müssen den Beleg persönlich unterschreiben.

Sonderfall Trinkgeld – Wie wird es korrekt erfasst?

Das Trinkgeld, das Sie oft bar geben, ist ebenfalls Teil der Bewirtungskosten. Damit es anerkannt wird, lassen Sie es sich am besten direkt vom Servicepersonal auf der maschinellen Rechnung quittieren (z.B. “Trinkgeld erhalten: 10 €” + Unterschrift des Kellners).

Häufige Fehler, die zur Aberkennung führen

• Der Anlass ist zu allgemein formuliert.
• Die Namen der Teilnehmer fehlen.
• Ihre eigene Unterschrift als Gastgeber fehlt.
• Die handschriftlichen Ergänzungen stehen auf einem separaten Zettel und nicht auf dem Originalbeleg.
• Die Restaurant-Quittung ist nur eine handschriftliche Quittung ohne Detailauflistung.

Administrative Sorgfalt von Anfang an

Die korrekte Handhabung von alltäglichen Belegen wie dem Bewirtungsbeleg ist ein kleiner, aber entscheidender Teil einer sauberen und professionellen Buchführung. Sie zeigt, wie wichtig Genauigkeit im administrativen Bereich ist.

Gewerbo hilft Ihnen, die große administrative Basis für Ihr Unternehmen von Anfang an richtig aufzusetzen. Eine saubere Gründung und ein klares Verständnis für Ihre unternehmerischen Pflichten sind die beste Grundlage, um bei der laufenden Buchhaltung und späteren Betriebsprüfungen keine bösen Überraschungen zu erleben.

Wichtiger Hinweis & Quellen

Wichtiger Hinweis

Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine steuerliche Beratung dar. Die Anerkennung von Betriebsausgaben liegt im Ermessen des zuständigen Finanzamts und dessen Prüfern. Trotz sorgfältiger Recherche können wir keine Haftung für die Richtigkeit der Inhalte übernehmen. Wir empfehlen bei spezifischen Fragen dringend, die Beratung durch einen qualifizierten Steuerberater in Anspruch zu nehmen.

Quellen

Die Informationen in diesem Artikel basieren auf den gesetzlichen Grundlagen des deutschen Steuerrechts.

• § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG - Einkommensteuergesetz: Der zentrale Paragraph, der die (eingeschränkte) Abzugsfähigkeit von Bewirtungskosten regelt.