Der Geschäftsbrief: Diese Pflichtangaben müssen auf Rechnungen, Angeboten & E-Mails stehen (2025)
Wussten Sie, dass die meisten Ihrer täglich versendeten Geschäfts-E-Mails rechtlich unvollständig und damit angreifbar sein könnten? Der Grund dafür liegt in den gesetzlichen Anforderungen an sogenannte “Geschäftsbriefe” – und diese gelten auch für den digitalen Schriftverkehr.
Viele Gründer kennen die Impressumspflicht für ihre Webseite, übersehen aber, dass ähnliche Informationspflichten auch für ihre gesamte Geschäftskommunikation gelten. Ein fehlender oder unvollständiger Zusatz in der E-Mail-Signatur kann schnell zu einer teuren Abmahnung führen.
Dieser Guide erklärt, was alles als Geschäftsbrief gilt, und liefert Ihnen eine klare Checkliste mit den Pflichtangaben für Ihre Unternehmensform, um Sie und Ihr Unternehmen zu schützen.
Was ist ein “Geschäftsbrief”? (Mehr als nur Papierpost)
Der Begriff “Geschäftsbrief” ist deutlich weiter gefasst, als viele annehmen. Er bezeichnet jede Form der nach außen gerichteten, schriftlichen und individualisierten Unternehmenskommunikation. Es spielt dabei keine Rolle, ob der Versand auf Papier oder in elektronischer Form erfolgt.
Typische Beispiele für Geschäftsbriefe sind:
- Rechnungen und Quittungen
- Angebote und Auftragsbestätigungen
- Lieferscheine und Bestellscheine
- Und der häufigste Fall: Geschäftliche E-Mails
Was zählt nicht als Geschäftsbrief?
- Interne Kommunikation (z.B. E-Mails an Mitarbeiter)
- Allgemeine Werbesendungen (z.B. unpersonalisierte Flyer, Newsletter)
- Social-Media-Posts
Die Pflichtangaben – Je nach Rechtsform unterschiedlich
Welche Informationen Sie genau angeben müssen, hängt von Ihrer Rechtsform und einem eventuellen Handelsregistereintrag ab.
Für Einzelunternehmer & GbRs (die NICHT im Handelsregister stehen)
Für Kleingewerbetreibende sind die Anforderungen am geringsten. Sie müssen angeben:
- Ihren Zunamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen (z.B. “Max Mustermann” oder “M. Mustermann” reicht nicht). Bei einer GbR die Namen aller Gesellschafter.
- Eine ladungsfähige Anschrift (kein Postfach).
Für eingetragene Kaufleute (e.K.), OHGs und KGs
Sobald Ihr Unternehmen im Handelsregister (Abteilung A) eingetragen ist, sind die Anforderungen strenger:
- Der exakte Firmenname laut Handelsregister (z.B. “Max Mustermann e.K.”)
- Der Rechtsformzusatz (e.K., OHG, KG)
- Der Ort der Handelsniederlassung
- Das zuständige Registergericht
- Die Handelsregisternummer (z.B. HRA 12345)
Für GmbHs und UGs (haftungsbeschränkt)
Für Kapitalgesellschaften sind die Vorgaben am umfangreichsten:
- Der exakte Firmenname laut Handelsregister
- Die Rechtsform (GmbH oder UG (haftungsbeschränkt))
- Der Sitz der Gesellschaft
- Das zuständige Registergericht
- Die Handelsregisternummer (z.B. HRB 12345)
- Alle Geschäftsführer mit Vor- und Zunamen. Bei einer UG muss der Zusatz “(haftungsbeschränkt)” vollständig ausgeschrieben oder als “UG (haftungsbeschränkt)” angegeben werden.
Wohin mit den Angaben? (Praktische Umsetzung)
- Auf Briefpapier: Klassischerweise in der Fußzeile.
- In E-Mails: In der E-Mail-Signatur. Richten Sie diese in Ihrem E-Mail-Programm einmalig korrekt ein, um sicherzustellen, dass jede ausgehende Nachricht die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
- Auf der Webseite: Sorgen Sie dafür, dass automatisch generierte Dokumente wie Rechnungen oder Bestellbestätigungen aus Ihrem Onlineshop diese Angaben ebenfalls enthalten.
Die Konsequenzen bei fehlenden Angaben
Fehlerhafte oder fehlende Pflichtangaben sind kein Kavaliersdelikt. Die Risiken sind real:
- Abmahnungen: Wettbewerber, Verbände oder Verbraucherschutzorganisationen können Sie wegen eines Verstoßes gegen das Wettbewerbsrecht (UWG) abmahnen.
- Zwangsgelder: Das zuständige Registergericht kann Zwangsgelder festsetzen, bis die Angaben korrigiert sind.
Die administrative Basis für Ihre Kommunikation
Alle diese Pflichtangaben basieren auf den Daten, die bei Ihrer Unternehmensgründung offiziell registriert wurden. Sind diese Daten von Anfang an falsch oder unvollständig, zieht sich dieser Fehler durch Ihre gesamte Geschäftskommunikation und schafft unnötige rechtliche Risiken.
Gewerbo sorgt dafür, dass diese administrative Grundlage von Anfang an korrekt ist. Mit einer sauberen, digitalen Anmeldung über unsere Plattform haben Sie alle notwendigen Daten (Firmenname, Sitz, Rechtsform etc.) zentral und fehlerfrei zur Hand, um sie für Ihre gesamte Geschäftskommunikation rechtssicher zu nutzen.
Wichtiger Hinweis & Quellen
Wichtiger Hinweis
Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar. Trotz sorgfältiger Recherche können wir keine Haftung für die Richtigkeit der Inhalte übernehmen. Wir empfehlen bei Unsicherheiten, die konkreten Angaben für Ihr Unternehmen von einem Rechtsanwalt oder der zuständigen IHK prüfen zu lassen.
Quellen
Die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe sind in verschiedenen Gesetzen geregelt:
- Handelsgesetzbuch (HGB): §§ 37a, 125a, 177a
- GmbH-Gesetz (GmbHG): § 35a
- Aktiengesetz (AktG): § 80