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Buchhaltung•12 Min.•14.08.2025
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Kunde zahlt nicht? So funktioniert das Mahnwesen richtig (Anleitung & Vorlagen 2025)

Sie haben Ihre Arbeit erledigt, die Dienstleistung erbracht, die Rechnung gestellt… und jetzt herrscht Stille auf dem Geschäftskonto. Eine unbezahlte Rechnung ist mehr als nur ärgerlich – sie kann die Liquidität Ihres Unternehmens gefährden und sorgt für Frust und Unsicherheit.

Wie geht man nun am besten vor? Wie fordert man sein Geld professionell an, ohne die Kundenbeziehung sofort zu zerstören? Und welche rechtlichen Schritte kann man einleiten? Dieser Guide gibt Ihnen einen klaren Stufenplan für ein erfolgreiches Mahnwesen an die Hand – von der freundlichen Erinnerung bis zum gerichtlichen Mahnbescheid.

Die Grundlage: Eine korrekte Rechnung

Bevor Sie überhaupt eine Mahnung schreiben können, muss die Grundlage stimmen: eine formell korrekte Rechnung. Nur wenn Ihre Rechnung alle Pflichtangaben enthält und ein klares Zahlungsziel (z.B. “Zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungserhalt”) aufweist, haben Sie eine solide rechtliche Basis, um Ihre Forderung durchzusetzen.

Der Eskalations-Prozess: Schritt für Schritt zum Geld

Ein professionelles Mahnwesen eskaliert schrittweise. Das Ziel ist es, den Kunden zur Zahlung zu bewegen und gleichzeitig die Geschäftsbeziehung möglichst zu erhalten.

Schritt 1: Die freundliche Zahlungserinnerung

Ist das Zahlungsziel um einige Tage überschritten, ist der erste Schritt immer eine höfliche und formlose Zahlungserinnerung per E-Mail. Oft ist die Rechnung nur untergegangen oder vergessen worden.

  • Vorlage Zahlungserinnerung:

Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung Nr. [Ihre Rechnungsnummer]

Sehr geehrte/r [Ansprechpartner/in],

sicher ist es in der Hektik des Alltags untergegangen: Wir wollten Sie freundlich an unsere offene Rechnung Nr. [Ihre Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] in Höhe von [Betrag] € erinnern.

Wir bitten Sie, die Begleichung in den nächsten Tagen vorzunehmen. Anbei finden Sie die Rechnung noch einmal zur Übersicht.

Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name/Ihr Unternehmen]

Schritt 2: Die erste Mahnung

Reagiert der Kunde auf die Erinnerung nicht, wird der Ton nun formeller. Die erste Mahnung ist ein offizielles Dokument, mit dem Sie den Kunden in “Zahlungsverzug” setzen.

  • Was muss rein? Bezug zur ursprünglichen Rechnung, eine neue, klare Zahlungsfrist (z.B. “innerhalb der nächsten 7 Tage”) und der Hinweis, dass es sich um eine Mahnung handelt.
  • Mahngebühren & Verzugszinsen: Ab diesem Zeitpunkt können Sie theoretisch auch Mahngebühren (für Porto etc.) und Verzugszinsen geltend machen. In der ersten Mahnung ist es oft aus Kulanzgründen sinnvoll, darauf noch zu verzichten.

Schritt 3: Die zweite (und ggf. dritte) Mahnung

Bleibt die Zahlung weiterhin aus, folgt die nächste Mahnstufe. Der Text wird nun noch bestimmter. Hier können Sie nun auch Mahngebühren androhen oder in Rechnung stellen und einen letzten, unmissverständlichen Termin zur Zahlung setzen.

Schritt 4: Der letzte Ausweg – Das gerichtliche Mahnverfahren

Wenn auch die letzte Mahnung ignoriert wird, müssen Sie den außergerichtlichen Weg verlassen. Die effektivste Methode ist das gerichtliche Mahnverfahren.

  • Was ist das? Sie beantragen online über ein Mahnportal oder beim zuständigen Amtsgericht einen “Mahnbescheid”. Dies ist eine offizielle, gerichtliche Zahlungsaufforderung.
  • Der Vorteil: Legt der Schuldner keinen Widerspruch ein, können Sie im Anschluss einen “Vollstreckungsbescheid” beantragen. Mit diesem Titel können Sie dann einen Gerichtsvollzieher beauftragen, um Ihr Geld einzutreiben.
  • Alternativen: Die Beauftragung eines Inkasso-Unternehmens oder eines Rechtsanwalts.

Wichtige Fragen & Antworten (FAQ)

  • Wie viele Mahnungen muss ich schreiben? Rechtlich ist oft keine einzige Mahnung nötig, wenn auf der Rechnung ein klares Zahlungsdatum steht. Es ist aber gängige und gute Geschäftspraxis, mindestens eine Mahnung zu versenden, bevor man weitere Schritte einleitet.
  • Wie hoch dürfen Mahngebühren sein? Sie dürfen nur die tatsächlich entstandenen Kosten (z.B. für Porto und Papier) ansetzen. Pauschale Mahngebühren von 2,50 € bis 5,00 € pro Mahnung sind in der Regel unproblematisch.
  • Wann verjährt eine Rechnung? Die regelmäßige Verjährungsfrist für Rechnungen beträgt drei Jahre, beginnend mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.

Ein sauberes Fundament für Ihre Finanzen

Ein professionelles Mahnwesen basiert auf einer sauberen und organisierten Administration. Wer seine Rechnungen, Kundendaten und Fristen im Griff hat, kann bei Zahlungsverzug schnell, professionell und richtig handeln.

Gewerbo hilft Ihnen, von Anfang an die administrative Grundlage für Ihr Unternehmen zu legen. Eine korrekte Anmeldung und ein klares System für Ihre Unterlagen sind die Basis, um Ihre Forderungen souverän zu managen und Ihre Liquidität zu sichern.

Wichtiger Hinweis & Quellen

Wichtiger Hinweis

Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar. Insbesondere bei hohen oder strittigen Forderungen ist die Beratung durch einen spezialisierten Rechtsanwalt oder einen seriösen Inkasso-Dienstleister dringend zu empfehlen.

Quellen

Die Informationen in diesem Artikel basieren auf den gesetzlichen Grundlagen des deutschen Zivilrechts.