Rechnung ins Ausland schreiben: So geht's richtig (EU, Schweiz, USA) 2025

Der erste internationale Kunde – ein riesiger Meilenstein und ein Grund zum Feiern! Es zeigt, dass Ihr Unternehmen wächst und Ihre Dienstleistung auch über die Grenzen Deutschlands hinaus gefragt ist. Doch auf die erste Freude folgt oft administrative Unsicherheit: Wie schreibe ich eine Rechnung an einen Kunden in Wien, Zürich oder New York korrekt? Was passiert mit der deutschen Umsatzsteuer?

Die Rechnungsstellung ins Ausland ist eine der häufigsten Fehlerquellen für Selbstständige. Doch keine Sorge, das System dahinter ist logischer, als es zunächst scheint. Dieser Guide erklärt Ihnen einfach und verständlich die Regeln für Rechnungen an Kunden im EU-Ausland und in Drittländern.

Die Grundlage: Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)

Für Geschäfte mit anderen Unternehmen im EU-Ausland ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) Ihre wichtigste Eintrittskarte. Sie ist eine eindeutige Kennzeichnung für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen innerhalb der Europäischen Union.

Sie beantragen diese Nummer kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Am einfachsten geht das direkt bei der Gründung, mit einem Kreuzchen im “Fragebogen zur steuerlichen Erfassung”.

Der Prozess: Rechnungen in die EU und in Drittländer

Es gibt zwei Hauptfälle zu unterscheiden:

Der häufigste Fall: B2B-Rechnungen ins EU-Ausland (Reverse-Charge)

Wenn Sie eine Dienstleistung für ein anderes Unternehmen (B2B) im EU-Ausland erbringen (z.B. als deutscher Berater für einen Kunden in Österreich), greift in der Regel das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren.

• Einfach erklärt: Nicht Sie als Rechnungssteller führen die Umsatzsteuer in Deutschland ab, sondern Ihr Kunde als Leistungsempfänger führt die Steuer in seinem Heimatland ab. Die Steuerschuld wird also praktisch “umgekehrt” (reverse charge).

Für Ihre Rechnung bedeutet das:

1. Sie weisen keine deutsche Umsatzsteuer aus.
2. Sie führen Ihre eigene USt-IdNr. auf.
3. Sie führen die USt-IdNr. Ihres Kunden auf (diese müssen Sie vorher erfragen und prüfen).
4. Sie müssen den folgenden Pflicht-Hinweis auf die Rechnung schreiben: Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers oder auf Englisch Reverse Charge.

Der Sonderfall: Rechnungen in Drittländer (z.B. Schweiz, USA, UK)

Wenn Ihr Kunde außerhalb der EU sitzt (sogenannte Drittländer), ist der Fall anders, das Ergebnis aber ähnlich. Da die Leistung nicht in Deutschland steuerbar ist, fällt ebenfalls keine deutsche Umsatzsteuer an. Das Reverse-Charge-Verfahren greift hier aber nicht.

Auf Ihrer Rechnung weisen Sie ebenfalls nur den Nettobetrag aus und können zur Klarstellung einen Hinweis wie “nicht im Inland steuerbare Leistung” hinzufügen. Eine USt-IdNr. gibt es hier nicht.

Aus eigener Erfahrung: Die Angst vor der ersten Auslands-Rechnung

Der erste Kunde aus Österreich – ein Grund zur Freude, aber bei mir auch zur leisen Panik. Ich erinnere mich gut, wie mich die Unsicherheit bei der Umsatzsteuer lange davon abgehalten hat, aktiv Kunden im EU-Ausland anzusprechen. Die gefühlte Hürde, einen formalen Fehler auf der Rechnung zu machen und Ärger mit dem Finanzamt zu bekommen, war enorm. Doch die Recherche und das erste “Einfach-mal-machen” haben gezeigt: Mit dem richtigen Wissen über das Reverse-Charge-Verfahren ist es am Ende unkomplizierter und logischer als gedacht. Die größte Hürde war die im Kopf – und sie zu überwinden, hat das Geschäft international geöffnet.

Die Weichen richtig stellen

Die Fähigkeit, international korrekte Rechnungen zu stellen, basiert auf der korrekten steuerlichen Erfassung im Inland. Der Schlüssel dazu ist die rechtzeitige Beantragung Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Gewerbo führt Sie sicher durch den “Fragebogen zur steuerlichen Erfassung”. Wir helfen Ihnen, von Anfang an die richtigen Kreuze zu setzen und alle notwendigen Nummern zu beantragen, damit Sie von Tag eins an für das nationale und internationale Geschäft perfekt aufgestellt sind.

Wichtiger Hinweis & Quellen

Wichtiger Hinweis

Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine steuerliche Beratung dar. Die Regeln zur Umsatzsteuer, insbesondere im internationalen Kontext, sind komplex und können von vielen Einzelfaktoren abhängen. Trotz sorgfältiger Recherche können wir keine Haftung für die Richtigkeit der Inhalte übernehmen. Wir empfehlen dringend, Ihre individuelle Situation mit einem qualifizierten Steuerberater zu besprechen.

Quellen

• Bundeszentralamt für Steuern (BZSt): Die zuständige Behörde für die Vergabe und Bestätigung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern.
• Umsatzsteuergesetz (UStG): Die zentrale Rechtsgrundlage für alle umsatzsteuerlichen Fragen in Deutschland.