Reisekostenabrechnung 2025: Pauschalen, Belege & Tipps für Selbstständige

Geschäftsreisen sind für viele Selbstständige und Unternehmer ein wichtiger Teil des Erfolgs – sei es für Kundentermine, Messebesuche oder Fortbildungen. Doch nach der Reise folgt oft der unliebsame Teil: die Reisekostenabrechnung. Der Dschungel aus Pauschalen, Belegen und gesetzlichen Regelungen kann schnell für Verwirrung sorgen.

Dabei ist eine korrekte Abrechnung bares Geld wert, denn Sie können einen erheblichen Teil Ihrer Ausgaben als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Dieser Guide erklärt einfach und verständlich die vier Bausteine der Reisekostenabrechnung und zeigt, wie Sie das Maximum für sich herausholen.

## Was zählt als Reisekosten? Die 4 Bausteine

Eine Geschäftsreise liegt immer dann vor, wenn Sie Ihre “erste Tätigkeitsstätte” (also Ihr reguläres Büro oder Ihren Firmensitz) vorübergehend verlassen, um auswärtig beruflich tätig zu werden. Die Kosten, die dabei anfallen, lassen sich in vier Kategorien einteilen:

1. **Fahrtkosten:** Die Kosten für die An- und Abreise.

2. **Verpflegungsmehraufwand:** Pauschalen für Ihre Verpflegung unterwegs.

3. **Übernachtungskosten:** Die Kosten für Ihr Hotel oder Ihre Unterkunft.

4. **Reisenebenkosten:** Sonstige kleine Ausgaben, die auf der Reise anfallen.

## Fahrtkosten korrekt absetzen

Für die Erfassung Ihrer Fahrtkosten haben Sie verschiedene Möglichkeiten:

### Die Kilometerpauschale (mit dem Privat-PKW)

Die einfachste und häufigste Methode: Wenn Sie mit Ihrem privaten Auto geschäftlich unterwegs sind, können Sie eine Pauschale von **0,30 € pro gefahrenem Kilometer** ansetzen. Für andere motorisierte Fahrzeuge wie Motorräder gelten andere Sätze. Wichtig ist, dass Sie die Fahrten in einem einfachen Fahrtenbuch (Datum, Reiseziel, Zweck, Kilometerstand) dokumentieren.

### Tatsächliche Kosten (ÖPNV & Co.)

Nutzen Sie öffentliche Verkehrsmittel wie Bahn, Flugzeug oder Bus, können Sie die **tatsächlichen Ticketpreise** zu 100 % als Betriebsausgabe absetzen. Heben Sie die Belege dafür gut auf.

### Firmenwagen

Nutzen Sie einen Firmenwagen, werden die Kosten ohnehin über die laufende Buchhaltung erfasst (z.B. über die 1%-Regel oder ein Fahrtenbuch). Sie können dann keine zusätzliche Pauschale ansetzen.

## Die Verpflegungspauschalen (Der “Mehraufwand”)

Jetzt wird es interessant, denn hier können Sie Geld sparen, ohne einen einzigen Beleg zu sammeln. Der Gesetzgeber geht davon aus, dass Essen und Trinken auf Reisen teurer ist als zu Hause. Diesen “Mehraufwand” können Sie mit festen Pauschalen absetzen.

**Wichtig:** Die tatsächlichen Belege für Essen und Trinken (z.B. vom Restaurant oder Supermarkt) dürfen Sie hierfür **nicht** absetzen – nur die Pauschale zählt!

Für Geschäftsreisen **innerhalb Deutschlands** gelten 2025 folgende Sätze:

* **28 € pro vollem Kalendertag:** Für jeden Tag, an dem Sie volle 24 Stunden von zu Hause und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte abwesend sind.

* **14 € für den An- und Abreisetag:** Unabhängig davon, wie viele Stunden Sie an diesen Tagen unterwegs waren.

* **14 € für Abwesenheit ohne Übernachtung:** Wenn Sie mehr als 8 Stunden am Stück unterwegs sind, aber am selben Tag zurückkehren.

Für Auslandsreisen gelten je nach Land und Stadt unterschiedliche, höhere Pauschalen.

## Übernachtungs- & Reisenebenkosten

### Übernachtungskosten

Die Kosten für Ihr Hotel oder eine andere Unterkunft können Sie in der Regel in voller Höhe absetzen. **Achtung beim Frühstück:** Ist das Frühstück auf der Hotelrechnung separat ausgewiesen, müssen Sie diesen Betrag von den Übernachtungskosten abziehen und dürfen ihn nicht ansetzen, da die Verpflegung bereits durch die Pauschale abgedeckt ist.

### Reisenebenkosten

Das sind alle sonstigen kleinen Ausgaben, die im Zusammenhang mit der Reise stehen. Dazu gehören zum Beispiel:

* Parkgebühren

* Maut- und Fährgebühren

* Kosten für berufliche Telefonate

* Gepäckaufbewahrung

Sammeln Sie hierfür unbedingt alle Belege!

## Die Grundlage für eine saubere Abrechnung

Eine saubere und lückenlose Reisekostenabrechnung ist ein wichtiger Teil Ihrer gesamten Buchhaltung. Sie stellt sicher, dass Sie alle Ihnen zustehenden steuerlichen Vorteile nutzen und bei einer Prüfung durch das Finanzamt auf der sicheren Seite sind.

Gewerbo hilft Ihnen dabei, Ihre gesamte Administration von Anfang an professionell und digital aufzusetzen. Eine korrekte Anmeldung Ihres Unternehmens und ein klares System für Ihre Unterlagen sind die beste Grundlage für eine saubere Buchführung, damit am Ende des Jahres keine absetzbaren Kosten verloren gehen.

## Wichtiger Hinweis & Quellen

### Wichtiger Hinweis

Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine steuerliche Beratung dar. Die Regelungen zu Reisekosten können komplex sein und von Einzelfall zu Einzelfall variieren. Trotz sorgfältiger Recherche können wir keine Haftung für die Richtigkeit der Inhalte übernehmen. Für eine verbindliche Beratung wenden Sie sich bitte an einen qualifizierten Steuerberater.

### Quellen

Die Informationen in diesem Artikel basieren auf den gesetzlichen Grundlagen und Veröffentlichungen der deutschen Finanzverwaltung.

* **[Einkommensteuergesetz (EStG), § 9](https://www.gesetze-im-internet.de/estg/\_\_9.html):\*\* Gesetzliche Grundlage für Werbungskosten, die analog für Betriebsausgaben gelten.

* **[Bundesministerium der Finanzen (BMF)](https://www.bundesfinanzministerium.de/):\*\* Veröffentlicht regelmäßig die aktuellen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen im In- und Ausland.