SEPA-Lastschrift: Rechnungen automatisch einziehen (Der Guide für Unternehmer 2025)

Sie haben Ihre Arbeit erledigt, die Rechnung geschrieben – und jetzt beginnt das Warten. Kommt das Geld pünktlich? Muss ich eine Erinnerung schicken? Im schlimmsten Fall droht ein langwieriges Mahnverfahren. Dieser Prozess kostet nicht nur Zeit und Nerven, er gefährdet auch Ihre finanzielle Planbarkeit.

Was wäre, wenn das Geld einfach pünktlich und automatisch an dem von Ihnen festgelegten Tag auf Ihrem Konto ankommt? Genau das ermöglicht das SEPA-Lastschriftverfahren. Dieser Guide erklärt Ihnen, wie das System funktioniert und wie Sie es für Ihr Unternehmen nutzen können, um Ihren Cashflow zu automatisieren und zu stabilisieren.

Was ist das SEPA-Lastschriftverfahren?

Ganz einfach erklärt: Anstatt dass Ihr Kunde Ihnen Geld überweist, erteilt er Ihnen die Erlaubnis, fällige Beträge direkt von seinem Konto abzubuchen. Der Geldfluss wird von Ihnen initiiert, nicht vom Kunden. Sie agieren, statt zu reagieren.

Man unterscheidet hauptsächlich zwischen zwei Arten:

• SEPA-Basis-Lastschrift: Der Standard für Zahlungen von und an Privatpersonen (B2C), aber auch im Geschäftskundenbereich (B2B) anwendbar. Der Kunde hat hier ein achtwöchiges Widerspruchsrecht.
• SEPA-Firmen-Lastschrift: Ausschließlich für den B2B-Bereich. Hier gibt es kein Widerspruchsrecht für den Kunden, was Ihnen als Zahlungsempfänger mehr Sicherheit gibt.

Das Herzstück: Das SEPA-Lastschriftmandat

Sie können nicht einfach so Geld vom Konto eines Kunden abbuchen. Die rechtliche Grundlage dafür ist das SEPA-Lastschriftmandat.

Dies ist die schriftliche Erlaubnis (auf Papier oder in qualifizierter elektronischer Form), die Ihr Kunde Ihnen erteilen muss. Ohne ein gültiges, unterschriebenes Mandat ist keine Abbuchung erlaubt. Das Mandat muss alle wichtigen Informationen enthalten, darunter:

• Name und Adresse des Zahlungspflichtigen (Ihr Kunde)
• Dessen IBAN und BIC
• Name und Adresse des Zahlungsempfängers (Sie)
• Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer
• Eine eindeutige Mandatsreferenz (die Sie selbst vergeben)
• Datum und Unterschrift des Kunden

Ihre Voraussetzung: Die Gläubiger-Identifikationsnummer

Um am Lastschriftverfahren als Einzieher teilnehmen zu können, benötigen Sie eine eindeutige Kennung im SEPA-Raum: die Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID). Diese Nummer dient dazu, Sie als Zahlungsempfänger eindeutig zu identifizieren.

Die gute Nachricht: Sie können Ihre persönliche Gläubiger-ID einfach und kostenlos online bei der Deutschen Bundesbank beantragen. Die Bearbeitung dauert in der Regel nur wenige Tage.

Der Prozess in der Praxis (Schritt für Schritt)

1. Gläubiger-ID beantragen: Einmalig bei der Deutschen Bundesbank Ihre ID anfordern.
2. SEPA-Mandat einholen: Lassen Sie Ihren Kunden das Mandat ausfüllen und unterschreiben. Das Original müssen Sie aufbewahren.
3. Vorabinformation (Pre-Notification): Sie müssen Ihrem Kunden vor jeder Abbuchung den Betrag und das Datum des Einzugs mitteilen (z.B. als Hinweis auf der Rechnung). Die Frist dafür beträgt in der Regel einige Tage.
4. Lastschrift einreichen: Sie erstellen eine Lastschrift-Datei (im XML-Format) und reichen diese bei Ihrer Geschäftsbank ein, die dann die Abbuchung beim Kunden veranlasst.

Aus eigener Erfahrung: Der Game-Changer für die Liquidität

Am Anfang habe ich wie jeder andere auch Rechnungen geschrieben und gehofft, dass pünktlich gezahlt wird. Bei einem Projekt mit monatlichen Ratenzahlungen war das eine Katastrophe – ständig musste ich nachfragen. Der Wechsel zum Lastschriftverfahren war ein Game-Changer. Die Einrichtung hat zwar kurz gedauert, aber seitdem ist der Cashflow planbar und ich habe Stunden an administrativem Aufwand für das Mahnwesen eingespart. Es war der Schritt vom ‘Hoffen’ zum ‘Steuern’.

Die professionelle Basis für automatisierte Finanzen

Die erfolgreiche Implementierung von automatisierten Prozessen wie der Lastschrift basiert auf einer professionellen und vertrauenswürdigen administrativen Grundlage. Wer hier von Anfang an sauber arbeitet, signalisiert Kunden und Partnern Seriosität.

Gewerbo hilft Ihnen, dieses Fundament zu legen. Eine korrekte Unternehmensanmeldung und ein klares Verständnis Ihrer Pflichten – wie wir es vermitteln – sind die ersten Schritte zu einem professionell geführten Unternehmen mit planbarem Cashflow.

Wichtiger Hinweis & Quellen

Wichtiger Hinweis

Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine Finanz- oder Rechtsberatung dar. Die Einrichtung des Lastschriftverfahrens kann je nach Bank variieren. Sogenannte Payment-Dienstleister (wie Stripe, GoCardless oder Mollie) können den technischen Prozess der Einreichung von Lastschriften für Sie erheblich vereinfachen.

Quellen

• Deutsche Bundesbank – Gläubiger-ID: Die offizielle Anlaufstelle zur Beantragung Ihrer Gläubiger-Identifikationsnummer.
• SEPA Deutschland: Informationsportal der Deutschen Kreditwirtschaft zum Einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum.