Werkstudenten einstellen: Der ultimative Guide für Start-ups & Unternehmen 2025

Für wachsende Start-ups und Unternehmen sind sie oft eine wahre Geheimwaffe: Werkstudenten. Sie bringen frisches Wissen von der Universität mit, sind hochmotiviert, flexibel einsetzbar und für Arbeitgeber deutlich kosteneffizienter als eine Vollzeitkraft. Doch was genau macht einen Werkstudenten aus und welche Regeln müssen bei der Anstellung beachtet werden?

Die Vorschriften rund um Arbeitszeit, Sozialversicherung und Anmeldung können auf den ersten Blick verwirrend sein. Dieser Guide erklärt Ihnen alles, was Sie als Arbeitgeber wissen müssen, um von den Vorteilen einer Werkstudenten-Anstellung rechtssicher zu profitieren.

Was ist ein Werkstudent? (Die genaue Definition)

Ein Werkstudent ist keine Berufsbezeichnung, sondern ein Status in der Sozialversicherung. Damit ein Angestellter als Werkstudent gilt und die damit verbundenen Vorteile greifen, müssen zwei Kernbedingungen erfüllt sein:

1. Immatrikulation als ordentlich Studierender: Die Person muss an einer Hochschule oder Fachhochschule eingeschrieben sein und das Studium muss im Vordergrund stehen, nicht der Job. Das Erscheinungsbild eines Studenten muss gewahrt bleiben.
2. Die 20-Stunden-Regel: Während der Vorlesungszeit darf die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit 20 Stunden nicht überschreiten. In den Semesterferien darf auch in Vollzeit gearbeitet werden, ohne den Status zu verlieren.

Wird eine dieser beiden Bedingungen nicht erfüllt, handelt es sich um ein normales, voll sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis.

Das “Werkstudentenprivileg”: Der große finanzielle Vorteil

Der Hauptgrund, warum Werkstudenten für Arbeitgeber so attraktiv sind, ist das sogenannte “Werkstudentenprivileg”. Es besagt, dass auf das Gehalt eines Werkstudenten keine Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung anfallen.

Als Arbeitgeber sparen Sie sich somit den kompletten Arbeitgeberanteil zu diesen Versicherungen.

Achtung, Ausnahme Rentenversicherung: Das Privileg gilt nicht für die Rentenversicherung. Werkstudenten sind grundsätzlich rentenversicherungspflichtig. Sie als Arbeitgeber führen den entsprechenden Pauschalbetrag ab. Die Studenten können sich jedoch auf Antrag von der Zahlung ihres eigenen Anteils befreien lassen.

Pflichten des Arbeitgebers: Was Sie beachten müssen

Auch wenn viele Sozialabgaben entfallen, ist ein Werkstudent ein regulärer Arbeitnehmer mit Rechten und Pflichten. Als Arbeitgeber müssen Sie Folgendes gewährleisten:

• Anspruch auf Mindestlohn: Auch Werkstudenten haben Anspruch auf den gesetzlichen Mindestlohn.
• Anspruch auf bezahlten Urlaub: Der gesetzliche Urlaubsanspruch gilt auch für Werkstudenten, anteilig berechnet auf ihre Arbeitstage.
• Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall: Wird Ihr Werkstudent krank, hat er wie jeder andere Arbeitnehmer Anspruch auf Lohnfortzahlung.
• Anmeldeprozess: Sie müssen Ihren Werkstudenten ordnungsgemäß bei den Behörden anmelden. Dazu gehört primär die Meldung bei der zuständigen Krankenkasse des Studenten (diese fungiert als Einzugsstelle für die Rentenversicherungsbeiträge) und die Anmeldung bei Ihrer Berufsgenossenschaft (gesetzliche Unfallversicherung).

Der administrative Aufwand

Wie Sie sehen, ist die Anstellung eines Werkstudenten zwar finanziell privilegiert, aber keineswegs frei von administrativen Pflichten und Meldungen. Von der Prüfung des Studentenstatus über die korrekte Anmeldung bis zur laufenden Lohnabrechnung müssen alle Schritte rechtssicher dokumentiert werden.

Gewerbo unterstützt Sie dabei, diese HR-Prozesse korrekt und digital zu managen. Wir helfen Ihnen bei den notwendigen Anmeldungen, damit Sie rechtlich auf der sicheren Seite sind und sich auf Ihr neues Talent konzentrieren können, anstatt sich mit Formularen zu beschäftigen.

Wichtiger Hinweis & Quellen

Wichtiger Hinweis

Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Die Regelungen zur Anstellung von Werkstudenten sind detailliert und können sich ändern. Trotz sorgfältiger Recherche können wir keine Haftung für die Richtigkeit der Inhalte übernehmen. Wir empfehlen bei spezifischen Fragen dringend, die Beratung durch einen Steuerberater oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht in Anspruch zu nehmen.

Quellen

Die Informationen in diesem Artikel basieren auf den gesetzlichen Grundlagen der deutschen Sozialversicherung.

• Sozialgesetzbuch (SGB): Enthält die gesetzlichen Grundlagen zum Werkstudentenprivileg.
• Informationsportale der Krankenkassen: Große gesetzliche Krankenkassen (wie AOK, TK, Barmer) bieten oft detaillierte und aktuelle Leitfäden zur Anstellung von Werkstudenten.